1. Cómo llegar a la ficha de un artículo
Existen varias formas de acceder a la ficha de un artículo en Filmo, para que puedas llegar a ella rápidamente según el contexto en el que estés trabajando.
1.1. Desde el módulo de Inventario
Accede a Inventario desde el menú lateral. Por defecto entrarás en el listado de Todos los artículos, donde se muestra todo el material registrado en tu cuenta.
Desde este listado:
Localiza el artículo que te interesa.
Haz clic directamente sobre el nombre del artículo.
Se abrirá su ficha completa en una nueva vista.
Si tu inventario es amplio, puedes ayudarte de los filtros por colección o etiquetas para encontrar el artículo más rápidamente.
1.2. Desde el buscador global
También puedes acceder a la ficha de un artículo desde el buscador global situado en la barra superior de Filmo.
Además, puedes abrir este buscador en cualquier momento mediante el atajo de teclado:
⌘command + K en Mac
Control + K en Windows
Una vez abierto el buscador:
Escribe el nombre del artículo.
Selecciónalo en los resultados.
Filmo te llevará directamente a su ficha.
2. Estructura general de la ficha de artículo
La ficha de un artículo está organizada para que puedas acceder rápidamente tanto a la información esencial del equipo como a sus opciones de configuración más avanzadas. Todas las secciones están pensadas para separar claramente qué es el artículo, cómo se gestiona su stock y cómo se comporta dentro de los pedidos.
De forma general, la ficha se divide en tres grandes áreas:
2.1. Pestañas principales
En la parte superior de la ficha encontrarás varias pestañas que agrupan la información del artículo por áreas funcionales. Estas pestañas te permiten navegar entre los distintos aspectos del equipo sin perder el contexto.
Las pestañas más habituales son:
Resumen, donde se concentra la información clave del artículo.
Variantes y accesorios, para definir configuraciones y elementos asociados.
Proveedores, para registrar información de compra y suministro.
Incidencias, donde se gestionan problemas y reparaciones.
Relaciones, que muestran vínculos con otros elementos del sistema.
Historial de pedidos, con el histórico de alquileres del artículo.
Historial, donde se registran los cambios y acciones realizadas.
2.2. Columna lateral
En el lateral derecho de la ficha encontrarás elementos complementarios que están disponibles desde cualquier pestaña, como:
Imágenes: Permite añadir fotografías del equipo para facilitar su identificación visual. Se pueden subir imágenes propias o elegir imágenes encontradas en Google a partir del nombre del artículo.
Alternativas: Permite definir artículos alternativos que pueden proponerse cuando este equipo no está disponible. Estas alternativas ayudan a ofrecer soluciones rápidas al crear pedidos o presupuestos.
Notas: Espacio para registrar información interna relacionada con el artículo, como observaciones técnicas, recomendaciones de uso o advertencias para el equipo.
Etiquetas: Permiten clasificar el artículo mediante palabras clave. Las etiquetas se utilizan en filtros y búsquedas y ayudan a organizar el inventario de forma flexible.
Archivos: Permite adjuntar documentación relevante, como manuales técnicos, fichas del fabricante, facturas de compra o certificados.
Tareas: Permite crear tareas vinculadas al artículo, por ejemplo revisiones, mantenimientos periódicos o acciones pendientes relacionadas con el equipo.
Estos elementos no afectan directamente al cálculo de stock o precios, pero ayudan a documentar y organizar el artículo de forma más completa.
3. Pestañas principales del artículo
En un artículo como ARRI ALEXA 35, la ficha se organiza en varias pestañas. Cada pestaña agrupa información y acciones relacionadas con un área concreta del artículo (stock, precios, incidencias, historial, etc.).
A continuación se resume qué encontrarás en cada una de ellas.
3.1. Información general
Este bloque define la “identidad” del artículo y cómo se presenta en Filmo. Es la información que usarás para organizar el inventario y, en muchos casos, la base de lo que termina apareciendo en documentos como presupuestos y albaranes digitales.
Aquí normalmente encontrarás:
Nombre: el nombre comercial del equipo tal y como lo verás en el inventario y al añadirlo a un pedido (por ejemplo, ARRI ALEXA 35). Conviene que sea claro y consistente para que el equipo se encuentre rápido.
Colección: la categoría o familia a la que pertenece el artículo (por ejemplo, Cámaras). Sirve para ordenar y filtrar el inventario y para mantener una estructura lógica (cámaras, ópticas, iluminación, grip, etc.).
Descripción: un campo de texto libre para añadir contexto del equipo. Puede ser una descripción breve, especificaciones clave o cualquier nota útil para el equipo interno (y según configuración, también puede tener uso de cara a documentos).
Código SKU: un identificador interno del artículo. Es útil para mantener un sistema de referencia estable (sobre todo si el nombre cambia con el tiempo o si hay artículos muy parecidos).
Sinónimos del artículo: palabras clave alternativas con las que Filmo puede ayudarte a encontrar el artículo aunque el usuario lo busque con otro nombre.
Ejemplo típico: ALEXA 35 (montura LPL), Alexa 35, Arri Alexa 35mm, etc. Esto mejora muchísimo la búsqueda cuando el equipo usa nomenclaturas distintas.Cálculo del inventario (Bultos vs Unidades serializadas): aquí defines cómo se controla el stock del artículo:
Unidades serializadas: cada unidad del artículo existe como un elemento identificable (con su código, número de serie, QR, estado, ubicación, incidencias, rentabilidad, historial…). Es el modelo ideal para equipos “únicos” o de alto valor (cámaras, ópticas, monitores, transmisores, etc.).
Bultos: el stock se controla como una cantidad total (por ejemplo, 33 unidades disponibles). No hay seguimiento individual por unidad; lo importante es cuántas hay. Es el modelo típico para consumibles o accesorios repetidos (cables, pinzas, tornillería, adaptadores comunes, etc.).
3.2. Inventario
El bloque de Inventario define y muestra cómo se gestiona el stock real del artículo. Aquí es donde Filmo conecta la definición teórica del artículo con las unidades físicas existentes y su estado operativo.
Este bloque responde a otra pregunta clave: cuántas unidades hay, en qué estado están y si pueden alquilarse.
El contenido de este bloque varía según el tipo de cálculo de inventario definido en la información general (artículo serializado o por bultos).
Inventario en artículos serializados
Cuando un artículo está configurado como serializado, este bloque muestra el listado de todas las unidades físicas asociadas al artículo.
Cada unidad representa un equipo real y se gestiona de forma independiente. En este listado podrás ver, entre otros datos:
Código interno de la unidad: identificador único dentro del sistema. Es el que se utiliza para diferenciar una unidad de otra.
Número de serie: permite identificar el equipo físicamente y mantener trazabilidad.
Referencia del fabricante: Identificador del producto de los fabricantes. Necesario en caso de necesitar hacer ordenes de compra de un equipo.
Estado de la unidad: indica si la unidad está disponible, bloqueada, en reparación u otro estado definido. El estado afecta directamente a la disponibilidad del equipo para nuevos pedidos.
Ubicación: muestra dónde se encuentra físicamente la unidad (almacén, localización, etc.), lo que resulta clave en operativas con múltiples sedes.
Desde este bloque puedes:
Acceder al detalle de cada unidad haciendo clic sobre ella.
Añadir nuevas unidades al artículo cuando se incorpora nuevo material.
Tener una visión rápida de cuántas unidades están operativas y cuántas no.
Cada unidad tiene su propia ficha, donde se gestionan incidencias, historial de alquileres y estado individual.
Inventario en artículos por bultos
Cuando un artículo está configurado como bultos, el inventario se gestiona como una cantidad total, sin distinguir unidades individuales.
En este caso, el bloque de inventario muestra:
La cantidad total configurada para el artículo.
El número de unidades disponibles según reservas activas e incidencias.
No existe un listado de unidades ni fichas individuales. El sistema solo controla cantidades.
Este modelo está pensado para material donde no es necesario saber qué unidad concreta se alquila, sino simplemente cuántas hay disponibles.
3.3. Propiedades físicas
El bloque de Propiedades físicas permite registrar información técnica y logística del artículo relacionada con su transporte, manipulación y almacenamiento. Estos datos no afectan al cálculo del precio ni a la disponibilidad, pero son clave para la operativa diaria, especialmente en producciones complejas o con logística avanzada.
En este apartado se pueden definir:
Largo (cm)
Ancho (cm)
Alto (cm)
Peso (kg)
Volumen de transporte (m³)
Potencia (W)
Corriente (A)
Estos datos no afectan al precio ni a la disponibilidad del artículo, pero aportan información útil para el equipo técnico y logístico.
3.4. Configuración de precios
Este bloque define cómo se comporta el artículo a nivel económico cuando se añade a un pedido de alquiler. Es la configuración por defecto, aunque algunos valores se puedan ajustar después directamente en el pedido.
El sistema permite activar o desactivar la opción “Cobrar por uso”. Cuando esta opción está activada, el modelo de precios del artículo se gestiona de la siguiente manera.
Precio de alquiler
Permite definir el modelo de precio principal del artículo. Existen tres opciones:
Precio por periodo: el artículo se cobra en función del tiempo de alquiler (por ejemplo, precio por día). Es el modo más habitual en alquiler audiovisual.
Precio fijo: se aplica un precio único por pedido, independientemente de la duración del alquiler.
Estructura de precios: permite generar plantillas para definir tramos de precio según la duración (por ejemplo: 1 día, 2 días, semana, etc.).
Extras
Configuraciones adicionales que se aplican por defecto cuando el artículo se añade a un pedido:
Seguro: permite habilitar el seguro para este artículo automáticamente.
Descuento: permite que el artículo acepte descuentos dentro del pedido.
Estas opciones no fijan importes concretos, sino que habilitan o deshabilitan su uso.
Depósito
Permite definir un depósito reembolsable asociado al artículo.
Se puede activar o desactivar.
Se indica el importe que se solicitará como fianza en los pedidos donde aparezca este artículo.
Tiempo de preparación
Este apartado es clave para la gestión real de la disponibilidad del material.
Permite configurar buffers de tiempo:
Buffer antes del alquiler
Tiempo necesario para preparar el equipo antes de que empiece el alquiler (checkeo, preparación, empaquetado, etc.).Buffer después del alquiler
Tiempo necesario tras la devolución para revisión, limpieza o mantenimiento.
Durante estos buffers, el artículo no estará disponible para otros alquileres, aunque no esté técnicamente reservado por un pedido.
3.5. Campos personalizados
Este bloque muestra los campos adicionales configurados para este tipo de artículo en tu cuenta.
Pueden ser campos de texto, selectores, contactos u otros tipos.
Permiten adaptar la ficha del artículo a las necesidades internas de cada empresa (información administrativa, técnica o de control).
Estos campos pueden usarse únicamente a nivel interno o, según el caso, relacionarse con otros módulos del sistema.
4. Variantes y accesorios
Este apartado define cómo se presenta y se completa un artículo cuando se añade a un pedido, permitiendo adaptarlo a distintos usos sin duplicar artículos en el inventario.
4.1. Variantes
Las variantes representan diferentes versiones de un mismo artículo que comparten identidad, pero pueden variar en composición, precio o configuración.
Algunos puntos clave:
Un artículo puede tener una o varias variantes.
En el inventario aparece un único artículo, pero en el pedido se elige la variante concreta.
Cada variante puede tener:
Un nombre (por ejemplo, “Pack completo”, “Cuerpo cámara”, “Basic kit”).
Un precio base diferente.
Accesorios asociados automáticamente (ver más abajo).
4.2. Accesorios del artículo
Los accesorios son artículos que pueden alquilarse junto al artículo principal, pero que no forman parte obligatoria de él.
Características principales:
Se pueden añadir o quitar libremente en el pedido.
Pueden tener precio propio o ser gratuitos.
Pueden marcarse como accesorio por defecto (se añaden automáticamente).
Pueden asociarse a una variante concreta (por ejemplo, accesorios solo incluidos en el “Pack completo”).
Accesorios personalizados
Además de los accesorios estándar, existen los accesorios personalizados.
Este tipo de accesorio permite:
Añadir accesorios sin necesidad de crearlos previamente como artículos.
Crearlos directamente desde la ficha del artículo principal.
Usarlos de forma rápida para elementos simples o no recurrentes (cables, adaptadores genéricos, pequeños consumibles, etc.).
Limitaciones importantes:
Los accesorios personalizados no tienen ficha de artículo propia.
No tienen seguimiento de inventario, historial ni trazabilidad.
No aparecen en informes ni estadísticas de uso de artículos.
4.3. Relación entre variantes y accesorios
Las variantes definen qué versión del artículo se alquila.
Los accesorios definen qué se añade a ese artículo.
Una variante puede:
Añadir automáticamente ciertos accesorios.
Cambiar el precio base del conjunto.
El usuario siempre puede ajustar los accesorios en el pedido
5. Proveedores
La pestaña Proveedores permite vincular uno o varios proveedores a un artículo del inventario. Su objetivo es centralizar toda la información relacionada con la compra, origen y trazabilidad económica del equipo, sin mezclarla con la operativa de alquiler.
Desde aquí puedes saber dónde se compró el artículo, a qué precio, con qué referencia y con qué proveedor contactar, incluso aunque el artículo tenga varios proveedores históricos o alternativos.
5.1. Añadir un proveedor a un artículo
Al hacer clic en Añadir proveedor, puedes asociar un proveedor existente al artículo y completar la siguiente información:
Proveedor: empresa proveedora del artículo. Se selecciona desde los contactos de tipo proveedor ya existentes en el sistema.
Persona de contacto: contacto concreto dentro del proveedor (opcional), útil para gestiones posteriores, incidencias o reposiciones.
Precio y moneda: precio de compra del artículo con ese proveedor. Este valor se utiliza para:
Análisis de rentabilidad.
Cálculo de ROI.
Comparativas entre proveedores.
Referencia / código: código interno, número de pedido, referencia del proveedor o cualquier identificador útil para localizar la compra original.
Notas: información adicional relevante: condiciones especiales, estado del equipo, observaciones de la compra, etc.
Proveedor preferido: permite marcar un proveedor como preferido para ese artículo. Esto es especialmente útil cuando:
Hay varios proveedores registrados.
Se generan pedidos de compra o reposiciones.
Se quiere priorizar siempre el mismo proveedor.
5.2. Proveedores añadidos automáticamente desde compras
Cuando un artículo se crea o se actualiza a partir de un pedido de compra, el proveedor puede añadirse automáticamente al artículo, incluyendo:
Precio de compra.
Referencia del pedido.
Fecha de vinculación.
Esto garantiza la trazabilidad completa entre compras e inventario, sin necesidad de introducir la información manualmente.
5.4. Múltiples proveedores por artículo
Un mismo artículo puede tener varios proveedores asociados, lo que permite:
Registrar compras históricas del mismo equipo.
Comparar precios entre proveedores.
Mantener alternativas de suministro.
Cada proveedor queda registrado de forma independiente, con su propio precio, referencia y notas.
5.5. Relación con artículos serializados
En el caso de artículos serializados, esta pestaña adquiere aún más valor:
Permite rastrear qué unidades proceden de qué proveedor.
Facilita la gestión de:
Garantías.
Reparaciones en proveedor.
Reclamaciones o devoluciones.
Ayuda a mantener un histórico claro del ciclo de vida del equipo.
6. Incidencias y reparaciones
La pestaña Incidencias y reparaciones centraliza todo lo relacionado con problemas, daños, averías y procesos de mantenimiento de un artículo. Es una parte clave del módulo de inventario, ya que impacta directamente en la disponibilidad real del equipo y en su seguimiento a lo largo del tiempo.
Desde aquí puedes ver de un vistazo el estado de salud del artículo y actuar rápidamente ante cualquier problema.
6.1. Qué se muestra en esta pestaña
En esta vista se listan todas las incidencias asociadas al artículo, mostrando información como:
Tipo de incidencia: por ejemplo: material dañado, fallo técnico, revisión pendiente, etc.
Prioridad: permite identificar rápidamente incidencias críticas frente a otras menos urgentes.
Estado: abierta, en espera o resuelta.
Fecha de creación: para tener contexto temporal del problema.
Impacto en el stock: algunas incidencias bloquean el stock del artículo, impidiendo que se pueda alquilar mientras la incidencia esté activa.
En la parte superior se muestra un resumen del estado general, con:
Número total de incidencias.
Incidencias activas.
Incidencias resueltas.
Incidencias que están bloqueando stock.
6.2. Registrar una nueva incidencia
Desde esta pestaña puedes crear una nueva incidencia manualmente mediante el botón Registrar incidencia. Esto es útil cuando:
Se detecta un daño durante la revisión del material.
El equipo vuelve de un alquiler con problemas.
Se quiere dejar constancia de una anomalía aunque no requiera reparación inmediata.
Al registrar una incidencia, esta queda vinculada directamente al artículo y entra en el flujo de mantenimiento.
6.3. Incidencias y bloqueo de stock
Un punto clave de este apartado es el bloqueo de stock:
Las incidencias pueden configurarse para bloquear la disponibilidad del artículo.
Mientras una incidencia que bloquea stock esté activa, el artículo no podrá ser reservado ni alquilado.
Esto evita errores operativos y asegura que solo se alquila material en condiciones óptimas.
6.4. Artículos serializados
En el caso de artículos serializados, las incidencias se pueden vincular a una unidad concreta (por ejemplo, una cámara con número de serie específico), manteniendo:
Historial de incidencias por unidad.
Trazabilidad completa de reparaciones y problemas.
Información precisa para decisiones de mantenimiento o sustitución.
6.5. Relación con mantenimiento y tareas
Las incidencias pueden estar relacionadas con:
Tareas internas (reparar, revisar, limpiar).
Procesos de mantenimiento.
Costes asociados a reparaciones.
Esto convierte esta pestaña en el punto central de control del estado técnico del equipo.
7. Pedidos de compra
La pestaña Pedidos de compra conecta el artículo con todo su historial de compras, permitiendo entender cuándo, cómo y a través de qué proveedor se ha adquirido el material.
Este apartado es especialmente útil para mantener la trazabilidad económica y operativa del artículo a lo largo de su vida útil.
7.1. Qué información se muestra
En esta pestaña se listan todos los pedidos de compra en los que ha participado el artículo, mostrando información como:
Número de pedido de compra: identificador del pedido dentro del sistema.
Proveedor: empresa a la que se realizó la compra.
Estado del pedido: borrador, confirmado, recibido, parcial, etc.
Fecha de compra o recepción: para contextualizar cuándo se incorporó el artículo al inventario.
Precio de compra: importe asociado al artículo dentro de ese pedido.
Cada entrada permite acceder directamente al pedido de compra completo, facilitando la consulta del contexto general (otros artículos, facturas, condiciones, etc.).
7.2. Relación directa con el inventario
Los pedidos de compra no son solo informativos:
Al confirmar y recibir un pedido de compra, los artículos pasan a formar parte del inventario.
En artículos serializados, implicará la creación de nuevas unidades individuales (números de serie).
En artículos no serializados, se incrementa el stock disponible.
Esto hace que esta pestaña sea clave para entender el origen del stock y cómo ha evolucionado.
7.3. Uso práctico
Este apartado es especialmente útil para:
Revisar cuándo y a qué precio se compró un artículo.
Comparar compras realizadas a distintos proveedores.
Acceder rápidamente a la documentación de compra.
Auditar decisiones de inversión y reposición de material.
En combinación con la pestaña de Proveedores y Rentabilidad, permite tener una visión completa del ciclo de vida económico del artículo.
8. Relaciones
La pestaña Relaciones muestra cómo este artículo está vinculado con otros elementos del sistema a través de campos personalizados.
Su objetivo principal es ofrecer contexto cruzado, permitiendo entender en qué otros lugares del software aparece o se utiliza este artículo.
8.1. Qué son las relaciones
Las relaciones indican que el artículo está siendo referenciado desde otros módulos o entidades, sin necesidad de duplicar información.
Estas relaciones no modifican el comportamiento del artículo, pero sí aportan visibilidad y trazabilidad.
Por ejemplo:
Si existe un campo personalizado de tipo artículo en otro módulo (como pedidos, proyectos u otros artículos) y este artículo ha sido seleccionado en ese campo, automáticamente aparecerá aquí una relación indicando:
Desde qué módulo se ha creado.
Con qué nombre de campo personalizado.
En qué elemento concreto se está utilizando.
Esto permite saber rápidamente dónde y cómo se está usando el artículo, más allá del inventario y los pedidos.
9. Historial de pedidos
En esta pestaña se muestra el historial completo de alquileres del artículo.
Cada fila corresponde a un pedido en el que el artículo ha sido utilizado y permite consultar de un vistazo:
Fecha del alquiler, incluyendo inicio y fin.
Estado del pedido en ese momento (borrador, reservado, recogido, devuelto, devoluciones parciales, etc.).
Cantidad del artículo incluida en el pedido.
Pedido asociado, con acceso directo a su ficha.
Cliente que realizó el alquiler.
Importe del alquiler correspondiente a ese pedido.
Este historial es especialmente útil para:
Analizar el uso real del artículo a lo largo del tiempo.
Detectar periodos de alta rotación o inactividad.
Consultar rápidamente pedidos anteriores sin necesidad de buscarlos manualmente.
Entender el comportamiento comercial del artículo (clientes recurrentes, precios habituales, volúmenes).
10. Historial
La pestaña Historial recoge el registro de actividad del artículo, mostrando los cambios y acciones relevantes que se han producido a lo largo del tiempo sobre su ficha.
Este apartado funciona como una auditoría interna, pensada para entender qué ha pasado con el artículo, cuándo y quién lo ha hecho.
10.1. Qué tipo de acciones se registran
En el historial pueden aparecer eventos como:
Creación del artículo.
Edición de información general (nombre, descripción, precios, propiedades, etc.).
Cambios de estado del inventario.
Modificaciones en variantes, accesorios o contenido.
Asociación o eliminación de proveedores.
Cambios en campos personalizados.
Acciones relacionadas con incidencias, reparaciones o bloqueos.
Cualquier otra actualización relevante registrada por el sistema.
Cada entrada incluye normalmente:
Fecha y hora del cambio.
Usuario que realizó la acción.
Descripción de lo que se ha modificado.