Crear un pedido

Para iniciar un nuevo pedido en Filmo:

Al hacerlo, se abre una página de creación de pedido que funciona como un lienzo temporal:

Esta página permanecerá abierta aunque salgas y vuelvas a entrar en “Crear pedido”, de modo que puedas continuar donde lo dejaste.

El pedido solo se genera cuando haces clic en Guardar como borrador.
En ese momento:

Una vez creado el primer borrador, si vuelves a pulsar “+ Crear pedido”, se abrirá un lienzo completamente nuevo para generar otro pedido distinto.

La primera sección que debes completar al crear un pedido es Cliente. Esta tarjeta define quién realiza el alquiler y qué datos se usarán posteriormente en presupuestos, albaranes y facturas.

Importante: No podrás guardar el pedido como borrador si no has seleccionado un cliente. Es el único campo obligatorio para poder crear oficialmente un pedido en el sistema.

Una vez seleccionado, Filmo completará automáticamente:

Aunque es obligatorio para guardar el pedido, siempre podrás cambiar el cliente después.

Si el cliente es un contacto de tipo empresa, aparecerá el campo Persona de contacto.
Aquí puedes seleccionar, dentro de esa empresa, la persona responsable del pedido.

Esto es útil para:

Si la empresa tiene varias personas asociadas, verás un desplegable.
Si solo tiene una, Filmo la seleccionará automáticamente.

Tras seleccionar cliente y persona de contacto, verás su dirección de facturación. La dirección de facturación no se puede modificar.

Esta dirección aparecerá en:

Si el pedido requiere entrega física del material, puedes especificar una dirección de envío distinta de la dirección fiscal.

Ideal en eventos o producciones con múltiples localizaciones.

El cliente determina:

Si no hay cliente seleccionado, el pedido no se podrá guardar como borrador.

Las fechas y horarios determinan el periodo en el que el material estará reservado y afectan directamente a la disponibilidad del inventario.
Sin un rango de fechas, el pedido no puede reservar artículos ni calcular días de alquiler.

En la tarjeta Fechas y horarios encontrarás:

Estas fechas pueden editarse en cualquier momento mientras estés creando el pedido.

El cambio de fechas puede afectar a la disponibilidad de los artículos ya añadidos.
Si ocurre, Filmo te mostrará alertas de stock para que puedas ajustar el pedido.

Filmo calcula automáticamente los días de alquiler basándose en el rango definido.
Este cálculo afecta al precio de todos los artículos que utilicen tarifas basadas en días.

Puedes modificar los días manualmente en una línea individual si necesitas excepciones (por ejemplo, si una cámara sale un día antes que el resto del material), pero el valor principal siempre viene determinado por la fecha de recogida y devolución.

Las fechas del pedido controlan:

Si hay conflictos, verás un indicador en rojo con la palabra "falta" seguida de la cantidad de stock que no está disponible.

Puedes ajustar fechas y volver a comprobar disponibilidad tantas veces como necesites antes de guardar el borrador.

Puedes cambiar el rango de fechas en cualquier momento mientras creas el pedido.
Cuando lo hagas:

Este formato permite trabajar con pedidos complejos donde los artículos pueden necesitar ajustarse a nuevas fechas sin perder el trabajo previo.

A la derecha del cliente y de las fechas encontrarás una tarjeta con información adicional del pedido. Esta sección permite añadir contexto al pedido y registrar datos relevantes del proyecto.

El campo Proyecto está disponible en todas las cuentas de Filmo.
Puedes utilizarlo para:

El valor del proyecto puede aparecer en documentos y vistas del sistema según la configuración de tu empresa.

Además del campo Proyecto, es posible que en esta tarjeta veas otros campos, pero estos dependerán totalmente de la configuración de tu cuenta.

Por defecto, Filmo no incluye más campos en esta sección.
Todos los campos adicionales que aparezcan (como roles, direcciones, códigos internos, responsables, etc.) han sido creados por tu organización.

Los campos personalizados permiten adaptar los pedidos a tus necesidades internas y pueden utilizarse para:

Cada empresa tendrá campos distintos, por lo que esta sección puede variar de una cuenta a otra.

La creación, modificación o eliminación de estos campos se gestiona desde:
​Configuración → Campos personalizados

Todos los campos de esta sección pueden rellenarse o modificarse en cualquier momento.

Esto permite ajustar la información del pedido a medida que evoluciona el proyecto.

Una vez configurados el cliente y las fechas, puedes empezar a añadir productos al pedido. Esta es la parte central del proceso, ya que aquí incluirás los equipos, servicios o conceptos que formarán parte del alquiler.

Filmo permite añadir artículos de diferentes maneras para adaptarse a distintos flujos de trabajo: búsqueda manual, selección por colecciones, uso de plantillas y, opcionalmente, la importación mediante IA. Todo lo que añadas aparecerá en la tabla de líneas donde podrás ajustar cantidades, fechas, ubicación de los equipos y precios.

A continuación se explican todas las formas disponibles para añadir productos a un pedido.

Este es el método más rápido para añadir productos individuales.

Puedes buscar artículos por:

Cuando seleccionas un producto:

Este buscador está pensado para añadir artículos sueltos o cuando ya sabes exactamente qué equipo necesitas.

A la derecha del buscador verás un icono de una lupa con una carpeta.
Al hacer clic se abre un menú con dos opciones:

Las plantillas de importación de pedido son conjuntos predefinidos de artículos que tú o tu equipo habéis guardado previamente.

Son útiles para:

Al seleccionar una plantilla:

Las plantillas no son globales de Filmo; cada empresa crea las suyas según su operativa.

Puedes crear una plantilla desde la página de inventario > plantillas de importación o guardando un pedido ya creado como plantilla de importación.

Además de las opciones anteriores, también puedes añadir productos usando NEO, el asistente con IA.
Puedes:

NEO interpreta el contenido y rellena automáticamente el pedido con los productos detectados.

Cuando añadas un artículo, Filmo mostrará un indicador de disponibilidad, que puede variar según las fechas definidas:

La disponibilidad se calcula automáticamente en función de:

Si cambias las fechas más adelante, la disponibilidad se recalculará automáticamente.

Puedes modificar la cantidad desde la propia tabla.
Cuando aumentas la cantidad:

Filmo no bloquea unidades hasta que el pedido se reserva (ver punto final del artículo).

Nunca se podrá reservar equipos sin disponibilidad.

Si trabajas con varios almacenes, cada artículo puede salir de un almacén distinto.

En cada línea podrás:

Esto permite crear pedidos mixtos que combinan material de distintas ubicaciones.

Para los artículos serializados:

Esta asignación puede modificarse en cualquier momento mientras el pedido no esté recogido.

Los artículos no serializados solo requieren:

El sistema trabaja con unidades totales, sin identificar cada pieza individualmente.

Si un artículo no tiene disponibilidad, verás el aviso Falta X.

Desde este aviso puedes:

Cuando añades stock temporal:

Esta es la herramienta recomendada en situaciones donde el cliente necesita material que no tienes disponible en tu inventario.

Aunque el pedido tiene un rango general, cada artículo puede tener:

Esto te permite adaptar condiciones reales, como:

En cada línea podrás ajustar:

Además de artículos, puedes añadir:

Para conceptos como:

Estas líneas permiten introducir cualquier concepto libre con su propio precio.

Sirven para organizar el pedido, por ejemplo:

Las secciones aparecen también en presupuestos, albaranes y facturas, ayudando a presentar la información al cliente de manera ordenada.

Puedes arrastrar líneas para:

Esto no afecta al precio ni a la disponibilidad, solo a la presentación interna y al documento final.

Los presupuestos permiten generar una propuesta comercial basada en el contenido del pedido. Lo más habitual es generar un presupuesto directamente desde un pedido, lo que crea un documento vinculado que copia su estructura, sus líneas y sus condiciones de precio. Este presupuesto puede editarse libremente sin afectar al pedido.

Sin embargo, Filmo también permite crear presupuestos independientes, sin relación con ningún pedido. Estos presupuestos se construyen desde cero, pueden vincularse igualmente a un proyecto y son especialmente útiles en operativas donde el proceso comercial y la gestión del inventario funcionan por separado. Por ejemplo, cuando se quiere enviar una propuesta sin necesidad de definir todavía el material exacto o sin afectar la disponibilidad.

En este apartado nos centraremos en explicar cómo se crean y gestionan los presupuestos generados desde un pedido, y qué diferencias existen respecto a los presupuestos independientes.

Dentro de un pedido guardado como borrador o reservado, verás un bloque llamado Presupuestos en la parte derecha de la pantalla.

Para crear uno nuevo:

El presupuesto se abrirá en una nueva página para que puedas revisarlo y editarlo antes de guardarlo.

El presupuesto inicial copia la información del pedido, pero a partir de ese momento:

Una vez generado, verás la pantalla de Nuevo presupuesto, donde puedes modificar:

Se copian del pedido, pero puedes cambiarlos si es necesario.

Puedes elegir la fecha de emisión.

Incluye todos los productos y accesorios del pedido.
Aquí puedes:

Puedes añadir:

Seleccionable en el panel inferior.

Desde el botón Opciones, puedes configurar:

Esta configuración afecta únicamente al presupuesto, no al pedido original.

Cuando termines de editar el presupuesto, tienes varias opciones:

Desde el panel superior del presupuesto puedes:

Convertir un presupuesto no elimina ni modifica el original. Simplemente genera un nuevo documento vinculado al pedido.

En la ficha del presupuesto podrás marcar su estado comercial:

Esto te permite hacer seguimiento sin afectar el pedido ni el inventario.

Además de los presupuestos generados desde un pedido, puedes crear un presupuesto desde cero:

En este caso:

Más adelante, si lo necesitas, podrás crear un pedido a partir del presupuesto, pero eso se explicará en otro artículo.

Una vez que un pedido ha sido reservado, se habilita el botón Entrega en la parte superior derecha.
Desde este botón accederás al albarán digital, la herramienta donde se gestiona la preparación, entrega y recogida del material.
El albarán digital es un módulo operativo diseñado para que el almacén pueda trabajar artículo por artículo, asignando números de serie, registrando incidencias y dejando constancia exacta de qué se preparó y qué se entregó realmente.

El funcionamiento del albarán se divide en varias fases:

Una vez el pedido está en estado Reservado, aparecerá un botón Entrega junto al resto de acciones del pedido.
Este botón abre el albarán digital correspondiente al grupo de entrega definido por las fechas del pedido.

Cada pedido puede tener:

En la parte derecha verás siempre un resumen del grupo de entrega, incluyendo:

Dentro del albarán se muestran todas las líneas del pedido que tienen que salir en esa entrega.

Para cada artículo puedes gestionar:

Además, podrás ver:

Para cada artículo serializado, Filmo muestra:

Cuando un producto requiere un número de serie, no se puede marcar como preparado ni entregado sin haber asignado previamente una unidad física concreta.

Los números de serie se muestran en formato:

Durante el proceso de preparación y entrega, es habitual que el personal de almacén necesite añadir artículos adicionales que no estaban incluidos en el pedido original, o incluso retirar artículos que finalmente no se van a entregar.

Por ello, desde el propio albarán digital, es posible:

Los productos añadidos durante la entrega aparecen claramente diferenciados dentro de una sección propia del albarán: “Elementos añadidos durante entrega”

Esta sección deja claro que se trata de artículos incorporados en este punto del proceso y no en el pedido original.

Para mantener una separación operativa entre equipo de almacén y equipo comercial / administración, los artículos añadidos durante la entrega no se incluyen automáticamente en el precio del pedido.

En el pedido, estos artículos aparecerán dentro de una sección específica: “Elementos añadidos durante entrega”

Esto permite:

Dentro del pedido, cada producto añadido desde el albarán tendrá un botón que permitirá promover el equipo al pedido. Esto incorpora el artículo al pedido como una línea normal y suma su precio al total. De forma predeterminada, el sistema propone el precio correspondiente a las fechas de alquiler, pero siempre se podrá modificar el precio de manera manual.

Mientras no se promueva, el artículo:

En muchas empresas, los roles están diferenciados:

Separar procesos evita:

Y garantiza:

El albarán permite registrar, artículo por artículo, cuándo un equipo ha sido preparado físicamente.

Puedes:

Al marcar un artículo como preparado:

Cada línea del albarán permite añadir anotaciones internas, útiles para:

Se pueden adjuntar imágenes (hasta 5MB) que quedan vinculadas al albarán y al historial del pedido.

Las anotaciones NO son visibles para el cliente en el documento PDF, salvo que decidas incluirlas manualmente.

Una vez el material ha sido preparado, el siguiente paso es marcarlo como entregado.

Cada línea dispone de un interruptor para registrar:

También existe el botón Entregar todo para marcar la entrega total en un solo clic.

Estados posibles del albarán:

Cuando todas las líneas han sido entregadas, Filmo muestra la opción Finalizar entrega.

Finalizar un grupo tiene consecuencias importantes:

Esta acción no puede deshacerse, por lo que Filmo muestra una ventana de confirmación detallando:

En todo momento, puedes generar un PDF del albarán, tanto antes como después de finalizarlo.

El PDF incluye:

El PDF es lo que normalmente firma el cliente o se envía como comprobante de entrega.

Una vez realizada la entrega, el siguiente paso natural en el ciclo del pedido es la devolución del material.
Desde el propio pedido aparecerá el botón Devolución, que te permitirá acceder al albarán digital de devolución, donde se gestiona todo el proceso de recogida y revisión del estado del equipo.

El albarán de devolución funciona de forma muy similar al albarán de entrega, pero añade herramientas específicas para validar el estado del material, registrar incidencias y, si es necesario, crear tickets de reparación.

Cada artículo entregado aparecerá en el albarán con su número de serie correspondiente.
Puedes marcar manualmente si ha sido devuelto o usar el conmutador para realizar la acción rápidamente.

El sistema te mostrará en todo momento cuántos artículos están:

Al marcar un artículo como devuelto podrás indicar en qué estado vuelve.
Los estados disponibles son:

Cada elección queda registrada en la trazabilidad del pedido y afecta al siguiente paso del flujo.

Se podrán visualizar las notas realizadas durante la entrega. Igual que en la entrega, durante la devolución también se podrán añadir:

Estas notas ayudan a documentar la situación real del artículo en el momento en que vuelve.

Cuando todos los artículos del grupo de devolución estén marcados como devueltos (o correctamente clasificados en otro estado), podrás finalizar la devolución.

Antes de confirmar, el sistema mostrará un resumen con:

Al confirmar, el grupo de devolución queda cerrado e inmutable, garantizando la trazabilidad.

Si durante la devolución uno o varios artículos se marcan como Dañados, Perdidos o Necesitan reparación, el sistema permite generar un Ticket de reparación directamente desde el albarán digital.

Este proceso sirve para:

Al generar el ticket podrás:

El ticket queda vinculado al pedido original para mantener todo el flujo documentado.

La combinación del albarán digital de devolución, el registro de estados, las notas y los tickets de reparación permite:

Dentro de cada pedido puedes generar y gestionar proformas y facturas directamente, manteniendo toda la información económica centralizada y siempre vinculada al pedido original. Desde este apartado podrás emitir documentos, configurarlos, validar facturas y registrar pagos.

En el panel lateral del pedido encontrarás el bloque Facturas, junto al de Presupuestos.
Haz clic en Añadir para escoger qué tipo de documento quieres generar:

Al seleccionar una opción, se abrirá la página de creación del documento, que carga automáticamente:

Este documento nace vinculado al pedido, por lo que siempre mantendrás la trazabilidad completa.

Tanto en proformas como en facturas puedes modificar:

Además, desde el panel superior puedes acceder a:

Puedes guardar como borrador o guardar/validar según el tipo de documento.

Las proformas funcionan como un documento previo a la factura.
Puedes:

La proforma mantiene siempre su relación directa con el pedido, visible en el panel lateral del documento.

Al crear una factura desde un pedido, esta se genera en estado Borrador.
Desde aquí podrás:

Una vez validada, la factura ya no permite modificaciones en las líneas, siguiendo la normativa fiscal.

En el panel lateral, dentro de Pagos, puedes gestionar el cobro de la factura:

La factura siempre muestra:

Toda esta información queda vinculada tanto a la factura como al pedido correspondiente.

Cada factura generada desde un pedido puede incluir uno o varios vencimientos.
Los vencimientos permiten definir en qué fechas vence el pago total o parcial de la factura, facilitando la gestión de cobros y el seguimiento financiero.

Cada proforma o factura generada desde un pedido muestra claramente:

Esto garantiza la trazabilidad completa entre lo reservado, lo entregado y lo facturado.

Desde el menú Convertir a puedes:

La factura rectificativa se genera siguiendo la normativa vigente y se vincula automáticamente tanto al pedido como al documento original.

En el menú de acciones (⋯) podrás: