El módulo de Inventario es el corazón operativo de Filmo. Desde aquí se define todo el material que la empresa puede alquilar y se establece cómo ese material se comporta dentro de pedidos, presupuestos, entregas, devoluciones y facturación.
El inventario no es solo un listado de equipos. Es el sistema que permite a Filmo saber qué material existe, cómo se alquila, cuántas unidades hay, en qué estado se encuentran y si están disponibles en un periodo concreto. Todo lo que ocurre después en las reservas, entregas, incidencias o facturas, depende directamente de cómo esté configurado este módulo.
1. Tipos de artículos según el cálculo de stock
En Filmo existen dos grandes formas de gestionar el inventario de un artículo, que responden a realidades operativas muy distintas:
1.1. Artículos serializados (unidades individuales)
Un artículo serializado es aquel cuyo stock se controla por unidades físicas únicas, cada una con su propia identidad.
Cada unidad serializada:
Tiene su propio código serial, que sirve para identificar cada unidad de stock de un artículo concreto (ejemplo. 001, 002, 003 o A, B, C…)
Puede tener un número de serie, la referencia del fabricante del artículo y un código QR.
Tiene un estado independiente (en stock, bloqueado, en reparación, etc.).
Puede tener incidencias propias que bloquean solo esa unidad.
Tiene historial de alquileres, rentabilidad y mantenimiento individual.
Puede tener ubicación específica (almacén, vehículo, rodaje, etc.).
Ejemplos típicos:
Cámaras
Ópticas
Monitores
Equipos electrónicos de alto valor
Cuando se alquila un artículo serializado, Filmo asigna una unidad concreta, no solo “una cantidad”.
1.2. Artículos por bultos (cantidad total)
Un artículo por bultos es aquel cuyo stock se controla como una cantidad total, sin distinguir unidades individuales.
En este caso:
No existen unidades físicas independientes.
El sistema solo controla cuántos hay disponibles.
No hay números de serie ni historial individual por unidad.
Las incidencias afectan al stock global, no a una unidad concreta.
2. Accesorios
Los accesorios son artículos vinculados a un artículo principal, pero con un comportamiento más flexible que el contenido.
Un accesorio:
Puede alquilarse junto al artículo principal o por separado.
Puede añadirse o eliminarse según las necesidades de cada pedido.
Puede marcarse como incluido por defecto o como opcional.
Puede ser gratuito o tener coste propio.
Los accesorios permiten construir configuraciones de alquiler dinámicas sin perder control del inventario.
2.1. Accesorios personalizados
Además de los accesorios basados en artículos existentes, Filmo incorpora el concepto de accesorios personalizados.
Los accesorios personalizados:
Se crean directamente desde la ficha del artículo principal.
No requieren crear un artículo en el inventario.
Se pueden añadir junto al resto de accesorios estándar.
No tienen página de producto propia.
No disponen de historial, seguimiento de actividad ni incidencias.
Esto implica que:
No se puede analizar su rentabilidad.
No se controla su disponibilidad en el tiempo.
Existen únicamente dentro del contexto del artículo principal.
Son especialmente útiles para:
Elementos genéricos.
Material auxiliar sin valor de seguimiento.
Evitar sobrecargar el inventario con artículos que no necesitan gestión avanzada.
3. Contenido del artículo
El contenido define los elementos que forman parte inseparable de un artículo principal. Es una forma de reflejar que un equipo no existe operativamente sin ciertos componentes.
Un artículo marcado como contenido:
Siempre se alquila junto al artículo principal.
No puede alquilarse por separado.
No puede alquilarse con otro artículo distinto.
Hace que el artículo principal no pueda alquilarse si falta su contenido.
El precio del alquiler corresponde únicamente al artículo principal, independientemente de la cantidad o el valor del contenido asociado.
3.1 Contenido personalizado
Además del contenido basado en artículos existentes del inventario, Filmo permite añadir contenido personalizado.
El contenido personalizado:
Se crea directamente desde la ficha del artículo principal.
No requiere crear previamente un artículo en el inventario.
Se utiliza para reflejar componentes que siempre acompañan al equipo pero que no necesitan gestión individual.
No tiene ficha propia, historial ni seguimiento de alquileres.
Este enfoque es ideal para:
Pequeños componentes incluidos por defecto.
Elementos fijos que no se alquilan nunca de forma independiente.
Simplificar el inventario evitando crear artículos innecesarios.
A nivel operativo, el contenido personalizado se comporta igual que el contenido estándar: viaja siempre con el artículo principal.
4. Variantes
Las variantes permiten definir diferentes versiones de un mismo artículo bajo un único concepto de inventario.
Todas las variantes:
Comparten el mismo artículo base.
Se muestran como un único artículo en el inventario.
Se pueden seleccionar de forma explícita en presupuestos y pedidos.
Pueden tener precios diferentes.
Pueden tener configuraciones distintas (por ejemplo, accesorios por defecto).
Las variantes resuelven el problema de tener múltiples configuraciones de un mismo equipo sin duplicar artículos.
Ejemplos habituales:
Packs (básico / completo).
Diferentes tamaños o formatos.
Configuraciones técnicas alternativas.
Desde el punto de vista del cliente y del equipo interno, las variantes hacen que la elección sea clara, manteniendo un inventario limpio y coherente.
5. Información visible en el pedido
La información visible en el pedido es un campo de texto asociado al artículo que sí puede ser visible para el cliente dentro de presupuestos, albaranes y facturas.
Este campo permite añadir:
Listados de accesorios incluidos cuando no se quieran vincular mediante contenido o accesorios formales.
Descripciones del producto.
Características técnicas relevantes.
Notas importantes de uso.
Información aclaratoria para el cliente.
La información visible en el pedido no afecta a la disponibilidad, al stock ni al cálculo del alquiler. Su función es puramente informativa y comercial.
6. Kits
Los kits permiten agrupar varios artículos del inventario bajo un único elemento comercial y operativo. Un kit no es un artículo físico nuevo, sino una forma estructurada de alquilar varios artículos juntos como una sola unidad lógica.
Desde el punto de vista del inventario, un kit:
No tiene stock propio.
No genera disponibilidad independiente.
Está compuesto por artículos existentes del inventario.
Cuando se añade un kit a un presupuesto o pedido, Filmo añade automáticamente todos los artículos que lo componen, respetando sus reglas de stock, disponibilidad y cálculo de alquiler.
6.1 Composición de un kit
Dentro de un kit se pueden definir:
Artículos concretos del inventario.
Variantes específicas de cada artículo.
Cantidad de cada artículo.
Descuentos individuales por artículo dentro del kit.
Esto permite construir kits muy flexibles, donde el precio final no tiene por qué ser simplemente la suma directa de los artículos, sino una propuesta comercial ajustada.
Cada artículo del kit:
Mantiene su propio control de stock.
Puede bloquear disponibilidad si no hay unidades suficientes.
Aparece de forma desglosada en pedidos, entregas y devoluciones.
El kit actúa como una capa de agrupación, pero la operativa sigue siendo completamente trazable a nivel de artículo.
7. Plantillas de presupuesto
Las plantillas de presupuesto permiten definir estructuras reutilizables de contenido que pueden añadirse rápidamente a un presupuesto o pedido, sin necesidad de volver a construirlos desde cero.
A diferencia de los kits, las plantillas no representan una unidad de alquiler, sino un bloque de contenido predefinido.
Una plantilla:
No tiene stock.
No tiene disponibilidad.
No es un artículo alquilable.
Se utiliza únicamente como punto de partida al crear presupuestos.
7.1 Contenido de una plantilla
Una plantilla puede incluir:
Artículos del inventario.
Cantidades predefinidas.
Estructura por secciones.
Configuraciones habituales de material.
Cuando se importa una plantilla en un pedido:
El contenido se copia al pedido.
A partir de ese momento, puede modificarse libremente.
No existe vínculo posterior entre la plantilla y el presupuesto generado.
Esto permite usar las plantillas como base de trabajo, sin condicionar la operativa posterior.